Veel verenigingen, zoals de VVE en muziek- en sportverenigingen hebben een kascommissie. Deze controleert namens de leden de exploitatierekening van de penningmeester.

De kascommissie bestaat meestal uit vrijwilligers, die wel een passie hebben voor hun vereniging, maar zij zijn financieel meestal geen professional. MN-Administraties geeft u daarom een aantal aandachtspunten, waar u op zou kunnen letten wanneer u een jaarrekening van uw vereniging bekijkt, die niet door uzelf is opgesteld.

Activa: bestaan alle bezittingen en vorderingen?

De posten aan de actiefzijde (de linkerkant) geven de bezittingen en vorderingen weer van uw vereniging. Door als kascommissie niet alleen naar de totaalbedragen in de balans te kijken, maar ook naar de achterliggende specificaties, kunt u met een kritisch oog veel controleren.
Is er bijvoorbeeld een lijst van alle vaste activa (gebouwen, inventaris, gereedschappen, kantoorinrichting, e.d.)? Al deze bezittingen moeten gewaardeerd zijn op de balans. De afschrijving moet apart getoond worden en moet overeenkomen met de afschrijvingskosten, zoals die vermeld worden in de exploitatierekening.

Is er een lijst van openstaande vorderingen (contributies) en zo ja wat is de ouderdom van deze posten?
Corresponderen de dagafschriften van de bank en giro met het bedrag op de balans?

Op deze manier kan de hele actiefzijde van de balans worden nagelopen om na te gaan of alle bezittingen en vorderingen bestaan.

Passiva: zijn alle schulden en verplichtingen opgenomen?

Aan de passiefzijde (de rechterkant) is het van belang om na te gaan of alle aangegane verplichtingen daadwerkelijk volledig op de balans zijn opgenomen. Vaak kunt u veel informatie halen uit de notulen van vergaderingen. Als daar besluiten zijn genomen om het dak te vervangen, kleding of instrumenten aan te kopen, dan is de vraag of dit inmiddels daadwerkelijk is uitgevoerd? Indien dit het geval is, kunt u kijken waar de kosten hiervan zijn verantwoord. Die horen voor te komen in de exploitatierekening.

Kijk dan wel of deze in mindering werden gebracht op de voorziening groot onderhoud of de reserve of dat ze ten onrechte in de staat van baten en lasten voorkomen. Is de factuur al betaald?

Als er besloten is om een lening aan te gaan, dan kunt u de vraag stellen of deze lening inmiddels door de bank is verstrekt en of deze op de balans voor komt. Wanneer u de staat van baten en lasten doorneemt op periodieke lasten, zoals huur, telefoon of gas dan kunt u mogelijk vaststellen dat niet alle perioden verantwoord zijn. Mogelijk zijn er dan nog kosten, welke ook aan de schuldenkant van de balans zouden moeten worden opgenomen.

Zijn alle contributies en opbrengsten opgenomen in de jaarrekening

De ledenadministratie zou zo gevoerd moeten worden dat eenvoudig te berekenen valt wat het totaal van de contributie zou moeten zijn.
Eventuele afboekingen van contributies omdat ze oninbaar bleken, moeten niet in mindering gebracht worden op de contributieopbrengst,
maar apart in de staat van baten en lasten worden getoond. Voor andere opbrengsten, bijvoorbeeld sponsorgelden of verhuur van ruimtes aan derden, geldt dat de afspraken daarvoor nooit door de penningmeester zelf mogen worden gemaakt. Laat dit door een ander lid van het bestuur doen en zorg ervoor dat de gemaakte afspraken in de notulen worden vastgelegd.

Het voorgaande noemt men ook wel controletechnische functiescheiding. Er wordt mee voorkomen dat de penningmeester in de verleiding gebracht wordt om voor de vereniging bestemde gelden onrechtmatig in eigen zak te steken.

Vergelijk kosten met voorgaande periodes

Kosten kunnen erg sterk stijgen of dalen ten opzichte van voorgaande jaren. Vaak zijn de kostenposten, die het sterkst afwijken ook die posten, waar iets bijzonders mee aan de hand is. Vergelijk als kascommissie de kosten en stel vragen over kosten die niet in lijn zijn met voorgaand jaar.

Geeft de staat van baten en lasten inzicht in de jaarrekening

Het is mogelijk om alle kosten op één hoop te gooien en deze te benoemen als "diverse algemene kosten". De vraag is dan natuurlijk of u als leden en kascommissie wel het gewenste inzicht krijgt in de totstandkoming van het uiteindelijke resultaat. Een weinig gespecificeerde staat van baten en lasten, komt meestal voort uit een te summier rekeningschema in de boekhouding. Het is mogelijk deze standaard aan de wensen van de kascommissie aan te passen. Vraag dus om goede specificaties, het liefst van alle boekingen!

Algemene indruk van de administratie en bijzondere omstandigheden

De kascommissie dient zich tevens een oordeel te vormen over hoe de administratie is ingericht en bijgehouden. Zijn posten snel onderliggend uit te zoeken, vind u snel de benodigde facturen en is er gebruik gemaakt van een logisch opbergsysteem(nummering)?

Verenigingen hebben daarnaast vaak een status aparte bij de belastingdienst. Heeft er belastingcontrole plaatsgevonden en wat waren de uitkomsten?

MN-Administraties

De taak van de kascommissie is een serieuze; zij controleert immers tussentijd en/of achteraf de jaarrekening van uw vereniging. Wij kunnen ons voorstellen dat u naar aanleiding van dit artikel nog vragen heeft. Uw vraag zien wij met interesse tegemoet. Wij zijn u graag van dienst.