De administratie begint bij uzelf

U laat de boekhouding verzorgen door ons deskundig en voordelig administratiekantoor. De gegevens levert u periodiek bij ons in. Maar hoe kunt u het beste uw gegevens aanleveren? Daar zullen wij u in dit artikel handvatten voor in de praktijk aanreiken.

U kunt al uw stukken, zoals bankafschriften, facturen, aanslagen en aantekeningen in een schoendoos gooien...deze werkwijze zal uw boekhouder gegarandeerd tot wanhoop drijven en indien uw administratiekantoor tegen uurtarief zijn diensten aan u levert, dan kunt u ervan uit gaan dat op deze wijze de factuur u ook onaangenaam zal verrassen.

Eigenlijk begint een goede en ordentelijke administratie altijd al bij de ondernemer in kwestie zelf. Het systematisch opbergen van gegevens kan iedereen, zeker met wat aanwijzingen van uw administrateur. Veel administrateurs laten hun cliënten toch vaak een beetje aan hun lot over voor wat betreft de door hen gewenste aanlevering. Toch bespaart dit kosten, terwijl ook de door u benodigde belastingaangifte een stuk sneller klaar zal zijn. Wederzijds voordeel voor u en uw administratiekantoor. Wat is zoal benodigd voor dit wereldwonder van efficiencyverbetering?
Een ordner en een setje tabbladen. Zo simpel kan het zijn..

Hoe ziet de indeling van zo'n ordner eruit?

Eigenlijk kan een efficiënte indeling alleen plaatsvinden met een minimale kennis van de boekhoudprocessen door de ondernemer. Daar dit een praktische handleiding is, zullen wij u een cursus boekhouden voor beginners onthouden. Wat komt u zoal tegen in uw brievenbus als ondernemer? Vaak zijn dat:

• facturen van leveranciers, die betaalt moeten worden;

• bankafschriften waarop uw bij- en afschrijvingen staan

• aanslagen, aangiften en berichtgeving van de belastingdienst of uitvoeringsinstelling

Daarnaast stuurt u ook nog de volgende bescheiden naar uw cliënten:

• verkoopfacturen voor de door u geleverde goederen en/of diensten

Is dit alles wat naar uw contactpersoon bij het administratiekantoor moet? Nee, natuurlijk moeten we niet vergeten dat er ook:

• bonnetjes voor contant betaalde kosten zijn

• kopieën van leningovereenkomsten, verzekeringspolissen en contracten (permanent van belang zijnde stukken)

• specifieke vragen of aandachtspunten voor uw boekhouder

Bij een administratie van beperkte omvang is het handig om de betaalde facturen achter het bankafschrift op te bergen. Dit geldt ook voor de ontvangsten waar u (een kopie van) uw verkoopfactuur achter opbergt. Zo ontstaat een inzichtelijk en overzichtelijk geheel van ontvangsten en betalingen tezamen met de daarbij behorende facturen. Deze drie soorten (inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften) kunt u in de ordner combineren onder één tabblad. Waar de overige tabbladen voor gebruikt kunnen worden ziet u hieronder:

Vrijblijvende afspraak of prijsopgaaf

Wij hopen ook u als cliënt te mogen begroeten. Mocht u geïnteresseerd zijn in een vrijblijvende afspraak (uiteraard kosteloos) dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Eerst een prijsopgave ontvangen kan ook, zo weet u dat wij beloven ook waar is. Eén ding is zeker: wij zijn u graag van dienst!